Khái niệm: Sử dụng lời nói trong giao tiếp là kỹ năng để nói sao cho đạt được hiệu quả và mục đích của cuộc giao tiếp. Sức mạnh của lời nói không chỉ dừng lại cách ta nói chuyện với bạn bè hay những người trong gia đình. Mà nó là cách ứng xử với mọi người trong công việc để làm sao có thể đem lại hiệu ứng cao nhất. B. Franklin có một câu nói rất nổi tiếng: “Trái tim của người ngu ở nơi cửa miệng, miệng của người khôn ở trong trái tim”.
Ngạn ngữ Tây Ban Nha: “Nói mà không suy nghĩ khác nào bắn mà không ngắm”. Gaphit nói: “Lời nói mà bạn kiềm chế được là nô lệ của bạn, lời nói nào buột miệng thốt ra là kẻ sai khiến bạn”. Lời nói nội dung phong phú giống như viên ngọc phát ra ánh sáng lấp lánh, lời nói thông minh thực sự là lời nói đơn giản nhất. Tục ngữ Việt không thiếu những câu thể hiện điều này: “Người khôn ăn nói nửa chừng/Để cho người dại nửa mừng nửa lo”; “Người khôn nói ít làm nhiều/Không như người dại lắm điều rườm tai”; “Khôn ngoan chẳng lọ nói nhiều/ Người khôn mới nói nửa điều đã khôn…”.
Bài viết hiện tại: KỸ NĂNG NÓI VÀ THUYẾT TRÌNH TRƯỚC CÔNG CHÚNG
Lời nói trực tiếp tác động đến đối tượng giao tiếp. Lời nói còn là biểu hiện của văn minh, tri thức, giáo dục là thước đo nhân cách của mỗi người.
Trong cuộc sống cần tạo ra sự thân thiết trong mối quan hệ gia đình và bạn bè như tạo bầu không khí nhẹ nhàng, thoải mái và cảm giác vui vẻ, thích thú khi trò chuyện với nhau. Bằng cách sử dụng lời nói ta có thể giao lưu học hỏi kinh nghiệm từ mọi người xung quanh; giúp mọi người hiểu nhau hơn, rút khoảng cách giữa các cá nhân lại với nhau.
Trong kinh doanh lời nói giúp chúng ta hiểu đối tác, tạo ấn tượng đầu tiên khi giao tiếp sẽ mang lại nhiều thuận lợi, đem lại sự cảm tình và thoải mái cho cả hai bên giao tiếp. Qua lời nói có thể hiểu được mong muốn của bên đối tác và ngược lại họ cũng có thể hiểu thiện chí của bản thân chúng ta.
Lời nói và phong cách
Sự hiện thực hóa ý tưởng bằng những phát ngôn cụ thể trong quá trình giao tiếp đều mang đậm dấu ấn phong cách của mỗi người. Có thể nói, qua lời ăn tiếng nói, người ta phần nào thể hiện tâm hồn, tính cách và tình cảm của mình… Nếu Buffon (updating)- một nhà văn, nhà lí luận Pháp – có khẳng định: “Phong cách là chính con người” (Le style, c’est l’homme) thì từ xa xưa, điều này đã được tục ngữ Việt Nam đề cập. Khác với cách nói mang tính hàn lâm, tục ngữ thể hiện cái logic của mình bằng lối nói so sánh hình tượng, giàu sắc thái biểu cảm mà không kém phần triết lí: “Vàng thì thử lửa thử than/Chim khôn thử tiếng người ngoan thử lời”; “Chim khôn kêu tiếng rảnh rang/Người khôn nói tiếng dịu dàng dễ nghe”; “Đất tốt trồng cây rườm rà/Những người thanh lịch nói ra dịu dàng”; “Đất rắn trồng cây ngẳng nghiu/Những người thô tục nói điều phàm phu”.
Ai cũng có lúc “nhả ngọc phun châu” và cũng có khi không thể kiềm lòng mà tuôn ra những lời khó nghe, khiếm nhã. Nhưng cái logic trên quả thật đúng và đáng suy ngẫm. Trong quá trình ngôn giao, ngoài sự chi phối do các nhân tố khách quan còn có sự chi phối từ chính bản thân người nói như: thói quen, nghề nghiệp, tính cách, tình cảm, giới tính, địa bàn cư trú,… tất cả những điều này sẽ ảnh hưởng đến việc lựa chọn các phương tiện ngôn ngữ khi giao tiếp. Lời nói là kết quả của sự tổng hòa từ rất nhiều các nhân tố khác nhau, cả chủ quan lẫn khách quan. Và, cũng chính từ lời nói, qua thực tế giao tiếp hàng ngày, ta thấy được chủ thể phát ngôn là người như thế nào: hiền hoặc dữ; tốt hay xấu; trầm mặc hay sôi nổi; nhân ái hay thâm độc; khôn ngoan hoặc ngu dốt; dịu dàng hay chanh chua, cục súc…
Há miệng mắc quai do hành động thái quá
Thành ngữ há miệng mắc quai gắn liền với việc ăn nói của con người. Miệng trong tiếng Việt được biểu trưng cho cả hoạt động nói năng và ăn uống nói chung. Còn quai là từ rút gọn của từ quai hàm gắn liền với hoạt động ăn nói của con người. Việc ăn uống của con người được liên hệ chặt chẽ với nhau qua sự điều phối nhịp nhàng của quai hàm. Khi ăn, quai hoạt động theo cách riêng, ngược lại, khi nói quai cũng điều khiển và hoạt động theo cách riêng phù hợp với nói. Vậy, khi ăn mà nói là bị “trái giò” và đương nhiên là khó nói, là mắc quai. Đấy là chưa kể mắc cả miếng ăn ở trong miệng nữa! Chính nhờ cái logic này mà thành ngữ há miệng mắc quai thoạt tiên được hình thành, nghĩa của nó không chỉ gắn liền với việc ăn cụ thể đồ này thức kia mà còn là ăn hối lộ, ăn đút lót. Cái logic để hình thành ý nghĩa này là đã ăn (của người ta) thì không thể nói gì (về chuyện xấu của người ta) được nữa. Chẳng hạn, “Anh ta đề ra kỷ luật cho mình: Không nhận quà cáp ai cả, dù là một điếu thuốc lá. Nhiều người bạn của anh ta đã há miệng mắc quai, ăn của người ta rồi, khi người ta xin đi chẳng nhẽ từ chối”. Hiển nhiên, thành ngữ này được dùng để chỉ hành vi né tránh, không dám nói đến khuyết điểm của người khác vì sợ đụng chạm đến cả những khuyết điểm mà mình cũng đã phạm phải.
Nói cách khác, thành ngữ há miệng mắc quai được mở rộng ra để chỉ những người do mắc khuyết điểm, hay hành động thái quá dẫn đến hậu quả không thể nói được người khác nữa, nói người là đụng chạm đến bản thân mình. Trong trường hợp này, quai được hiểu theo nghĩa biểu trưng là “cái níu giữ khiến không cho nói ra sự thật về ai đó”.
Lời nói và vị thế xã hội
Mỗi người, khi tham gia giao tiếp, bao giờ cũng xuất hiện với một tư cách, một cương vị nhất định mà mối quan hệ gia đình và xã hội đã quy định. Có mối quan hệ ngang vai, có mối quan hệ không bằng vai. Trong quan hệ giao tiếp không bằng vai, rõ ràng lời nói của vai trên có “sức nặng” hơn vai dưới. Trên nói, dưới nghe. Gia đình và xã hội khó mà ổn định và phát triển nếu trật tự này bị xóa nhòa hay không được tôn trọng. Nhưng điều đó cũng không cho phép vai trên muốn nói gì thì nói theo kiểu “Chân lí nằm trong tay kẻ mạnh”. Khi đề cập đến vị thế của người giao tiếp, sự thể hiện của tục ngữ có phần nào đó vừa mỉa mai, chỉ trích vừa bi quan, chua chát: “Tay mang túi bạc kè kè, nói quấy nói quá người nghe ầm ầm”; “Trong lưng chẳng có một đồng, lời nói như rồng chúng chẳng thèm nghe”; “Miệng nhà quan có gang có thép”… Điều này cũng dễ hiểu vì logic đó đa phần là logic của những người nông dân thấp cổ bé miệng ngày xưa. Thân phận họ như “con ong, cái kiến” và lời nói bị xem nhẹ như vỏ trấu, rơm khô.
Giao tiếp cần ngắn gọn
Đầu tiên là nói ngắn gọn khi giao tiếp. Tục ngữ có câu: “Ăn bớt bát, nói bớt lời”. Một trong những nguyên nhân về việc sử dụng lời nói không đạt hiệu quả cao là do nói nhiều mà lượng thông tin không được bao nhiêu. Và hơn thế nữa, hậu quả của sự nói nhiều là bộc lộ những sai sót có thể có: “Ăn lắm thì hết miếng ngon, nói lắm thì hết lời khôn hóa rồ”; “Năng ăn hay đói, năng nói hay lầm”; “Hương năng thắp năng khói, người năng nói năng lỗi…”. Cái gì quá mức độ cũng không hay, do đó cần phải biết điều tiết: “Rượu nhạt uống lắm cũng say, người khôn nói lắm dẫu hay cũng nhàm”. Cái logic ở đây là đòi hỏi cao về lượng thông tin chứ không phải là độ dài lời nói. Chính xác hơn, tục ngữ đòi hỏi có một mối quan hệ phù hợp giữa lượng và chất. Người xưa quan niệm, nói nhiều chưa chắc là người có hiểu biết mà đôi khi là do “thùng rỗng kêu to”. Tục ngữ Nga có câu: “Nói ít đi thì sẽ thông minh hơn”. Tục ngữ Việt không thiếu những câu thể hiện điều này: “Người khôn ăn nói nửa chừng/Để cho người dại nửa mừng nửa lo”; “Người khôn nói ít làm nhiều/Không như người dại lắm điều rườm tai”; “Khôn ngoan chẳng lọ nói nhiều/Người khôn mới nói nửa điều đã khôn…”.
Cần phải lựa lời khi giao tiếp
Việc lựa chọn các phương tiện ngôn ngữ khi giao tiếp là một thao tác bắt buộc. Bởi vì, mỗi hình thức biểu đạt cùng nghĩa như thế phù hợp với từng điều kiện giao tiếp cụ thể. Có lựa chọn tốt thì mới có thể tạo ra một lời nói hay. Phong cách học hiện đại đã chỉ ra cụ thể những thao tác lựa chọn, quy luật lựa chọn các phương tiện ngôn ngữ nhằm tạo ra các phát ngôn đạt hiệu quả giao tiếp cao. Tuy nhiên, vốn ngôn ngữ dồi dào cùng với việc nắm vững quy luật, thao tác lựa chọn vẫn chưa đủ. Giữa lí thuyết trong sách vở với thực tế sống động trong việc vận dụng lời ăn tiếng nói hàng ngày vẫn có một khoảng cách và bị chi phối rất lớn bởi cá nhân người nói. Khi tranh luận, phê bình, giao tiếp chỉ trích, do không quản lý được cảm xúc bức xúc, đôi khi chúng ta dùng những từ khiếm nhã, nặng nề. Điều này có lẽ ai cũng từng trải nghiệm và chắc chắn sẽ còn gặp phải. Giá trị đích thực của hoạt động ngôn ngữ giao tiếp không chỉ là thông tin mà còn là để con người gần nhau, hiểu nhau; tôn trọng, hiểu biết lẫn nhau hay cùng chia sẻ những niềm vui, nỗi buồn để cùng vượt qua những khó khăn, trở ngại mà vươn lên trong cuộc sống. Cách thức nói năng, giao tiếp thể hiện văn hóa của cá nhân và của cả cộng đồng. Trong cuốn sách “Tìm về bản sắc văn hóa Việt Nam”[29], Trần Ngọc Thêm có viết: “Lối giao tiếp ưa tế nhị, ý tứ là sản phẩm của lối sống trọng tình và lối tư duy coi trọng các mối quan hệ. Nó tạo nên một thói quen đắn đo cân nhắc kĩ càng khi nói năng”. Có thể nói, lấy tình cảm làm nguyên tắc lựa lời là văn hóa ứng xử, giao tiếp của người Việt: “Chim khôn chưa bắt đã bay/Người khôn chưa nói dang tay đỡ lời”; “Người khôn ai nỡ roi đòn/Một lời nói nhẹ hãy còn đắng cay…”. Lời nói không là dao mà cắt lòng đau nhói. Lời nói không là khói mà mắt lại cay cay. Lời nói không là mây mà đưa ta đi mãi. Sao không nghĩ lại, nói với nhau nhẹ nhàng. Những lời khuyên này có lẽ không bao giờ cũ, không bao giờ thừa với tất cả mọi người.
Bài viết liên quan: Kỹ năng giao tiếp là gì? Cách giao tiếp khéo léo, chuyên nghiệp
Giao tiếp ưa tế nhị, ý tứ là sản phẩm của lối sống trọng tình và lối tư duy coi trọng các mối quan hệ (tư duy biện chứng). Nó tạo nên một thói quen đắn đo, cân nhắc kỹ càng trước khi nói năng: “Ăn có nhai, nói có nghĩ”; “Chó ba quanh mới nằm, người ba năm mới nói”; “Biết thì thưa thốt, không biết thì dựa cột mà nghe”; “Người khôn ăn nói nửa chừng, để cho kẻ dại nửa mừng nửa lo…”. Và cũng chính vì sự đắn đo cân nhắc này khiến cho người Việt Nam có nhược điểm thiếu tính quyết đoán. Để tránh phải quyết đoán và đồng thời để không làm mất lòng ai, để giữ được sự hòa thuận cần thiết, người Việt Nam rất hay cười. Nụ cười là một phần quan trọng trong thói quen giao tiếp của người Việt, là vẻ đẹp riêng của văn hóa ứng xử dân tộc,…
Nói năng cần phải suy nghĩ
Rõ ràng, một trong những nguyên nhân cơ bản dẫn đến sự thiếu sót, non kém trong vận dụng ngôn ngữ là do không cân nhắc, lựa chọn ngôn từ để vận dụng phù hợp trong từng tình huống giao tiếp cụ thể. Hãy quản lý tốt cái miệng của mình, nói chuyện chớ vì vui sướng nhất thời mà ăn nói lung tung. “Một câu thiện ý ấm ba đông, lời ác lạnh người sáu tháng ròng”. Nói năng nên tránh tính châm chọc, đừng gây thương tổn, đừng khoe tài cán, đừng vạch lỗi người, nhờ vậy có thể biến thù thành bạn. Cổ nhân đã dạy cách uốn lưỡi 7 lần trước khi nói. Chúng ta nên sử dụng lời nói mang tính chất ái ngữ, từ tốn, hiền dịu, hòa nhã, đoàn kết, yêu thương, xây dựng để làm lợi ích cho mọi người. Có uốn lưỡi cẩn thận kỹ lưỡng như thế, thì lời ta nói ra mới có giá trị và có ảnh hưởng tác động rất lớn.
Điều này đã được nhân dân ta khái quát trong câu: “Ăn có nhai, nói có nghĩ”. Một sự so sánh rất bình dân, mộc mạc nhưng cũng rất thâm thuý. Con người không thể sống nếu không ăn và cũng khó thể tồn tại và phát triển nếu thiếu sự giao tiếp. Trong quá trình thực hiện các hành động này, nếu nhai không tốt, nghĩ chưa sâu thì đều có thể dẫn đến kết quả xấu. Để nhấn mạnh điều này, tục ngữ Việt đã nêu lên những hậu quả khôn lường khi nói năng thiếu nghĩ suy bằng những so sánh giàu hình tượng: “Sẩy chân còn hơn sẩy miệng”; “Vạ ở miệng mà ra, bệnh qua miệng mà vào”; “Vạ tay không hay bằng vạ mồm…”. Triết lí này có lẽ không bao giờ cũ, không bao giờ thừa với tất cả mọi người.
Lấy tình cảm làm nguyên tắc lựa lời là văn hóa ứng xử, giao tiếp của người Việt Nam: “Chim khôn chưa bắt đã bay/Người khôn chưa nói dang tay đỡ lời”; “Chim khôn ai nỡ bắn, người khôn ai nỡ nói nặng”; “Hoa thơm ai nỡ bỏ rơi/Người khôn ai nỡ nặng lời đến ai”. Lời khuyên này có lẽ không bao giờ cũ, không bao giờ thừa với tất cả mọi người.
Phản bác những ý kiến vô lý
Thông qua việc sử dụng lời nói ta cũng có thể phản bác những ý kiến vô lý, đồng thời chấp nhận ý kiến hay. Vậy ta sẽ xử lý thế nào trong trường hợp đó? Tốt nhất là hãy thừa nhận đã, sau đó khéo léo chỉ ra sự vô lý hoặc điều không thể thực hiện được. Cũng có thể cảnh tỉnh người đó bằng việc chỉ ra những điều bất lợi, sự nguy hiểm nếu người đó cứ giữ nguyên ý kiến, nhắm mắt hành động. Chú ý ngôn ngữ không nên gay gắt nhưng tỏ ra cương quyết.
Tình huống dùng hài hước
“Khi bạn nổi cáu ta hãy đùa lại một câu” – (Laphôngten).
Hài hước là một nhân tố cực kỳ quan trọng trong ngôn ngữ giao tiếp. Đó là “chiếc van an toàn” cho mọi cuộc xung đột, là chìa khóa để mở “cánh cửa lòng”. Lời đối đáp khôn ngoan, thông minh, dùng ngôn ngữ hài hước để phê phán thường mang lại hiệu quả lớn hơn nhiều. Bởi thế khi kể một câu chuyện cười hoặc một lời đối đáp có nội dung, cách nói hài hước thường làm cho không khí vui nhộn, điều tiết được tình cảm, nhắc khéo người khác mà không làm họ bực mình. Tất nhiên cũng không nên lạm dụng nó.
Quy luật phổ biến của chuyện hài hước là mở đầu dẫn dắt và hình thành điều làm cho người ta nghi vấn. Người kể nên có ngữ điệu bình thường, sau đó tăng thêm tình tiết nghi hoặc và giải quyết bất ngờ.
Nói trước công chúng
“Nếu anh đọc cho người khác nghe, anh chỉ chuyển tải được khoảng 30% lượng thông tin nhưng nếu anh trình bày cùng vấn đề cho họ nghe một cách xuất sắc thì anh có thể truyền đạt đến họ 100% lượng thông tin đó”. (Tài liệu nghiên cứu về kỹ năng nói của trường đại học Havard)
Một món ăn được trình bày sinh động sẽ làm thực khách cảm nhận rõ cái tài của người đầu bếp. Một truyện ngắn được viết sinh động làm độc giả nhận ra khả năng sử dụng ngôn ngữ của nhà văn. Một ý kiến được mô tả sinh động làm người nghe cảm nhận trí tuệ tinh tế của người nói.
Thuyết trình hay nói trước đám đông là nỗi e ngại bản năng của tất cả mọi người, không chỉ riêng ở Việt Nam. Vấn đề là làm thế nào vượt qua được nỗi sợ đó thôi. Nhiều công trình nghiên cứu: vì sao người ta sợ nói trước đám đông đã xác định 4 nguyên nhân sau:
- Người ta sợ bị thất thố trước những người khác, bị người khác coi thường, chê bai, mất lòng tin;
- Sợ phải sáng tạo ra cái gì đó là của riêng mình mà họ không làm được hay chưa thử bao giờ;
- Sợ bị hớ (do lời nói, cử chỉ, ăn mặc, hình thể,…).
- Sợ ăn nói không lưu loát, ấp úng, không biết diễn đạt như thế nào,…
Vậy làm thế nào vượt qua được những nỗi sợ đó?
5. Nguyên tắc vàng đã được lập ra và những ai áp dụng đúng những nguyên tắc đó thì kỹ năng nói của họ được cải thiện một cách chắc chắn:
(1) Hiểu rõ đối tượng nghe (cử tọa): Họ là ai, họ trông chờ gì ở bài trình bày của bạn, họ hiểu biết đến mức nào vấn đề mà bạn trình bày? Nếu những phân tích mang đến cho bạn những câu trả lời xác thực thì bạn sẽ chủ động và yên tâm hơn nhiều khi trình bày. Đối với cử tọa bạn mới gặp lần đầu bạn cần tìm ra cách để nắm được những thông tin trên, ví dụ: đặt vài câu hỏi ngắn gọn mang tính giao lưu vừa gây thiện cảm vừa nắm được thông tin bạn cần. Để có một buổi nói chuyện thành công là điều không dễ dàng. Trước đây nhiều người cho rằng chỉ cần nói to, nói rõ ràng, trôi chảy, hùng hồn là được. Giờ đây còn phải kể đến việc cuốn hút người nghe, đưa người nghe vào cuộc. Người nói phải làm cho cử tọa vui thích: “Người nghe phải được vui thích, để họ bị lôi cuốn và lắng nghe”. Một cuộc trình bày nhàm chán chỉ làm cử tọa không sẵn sàng tiếp thu và khó lòng quay trở lại, trong khi một cuộc trình bày thích thú sẽ làm cử tọa muốn lắng nghe và thậm chí trở lại để nghe tiếp. Mặt khác cả người nói lẫn người nghe cùng tham gia vào quá trình giao tiếp, tạo ra các thông điệp nhằm giải quyết các tình huống cụ thể. Ví dụ một buổi thuyết trình về chủ đề “Việt Nam gia nhập WTO” được coi là thành công khi nó thu hút được cả người nói lẫn người nghe cùng tập trung theo dõi vấn đề, cùng suy nghĩ về những cơ hội và thách thức khi Việt Nam gia nhập WTO và cùng suy nghĩ tìm ra những giải pháp để đón nhận cơ hội, vượt qua những thách thức đó.
Hiểu vấn đề bạn định nói
Chúng ta thường lo lắng khi phải làm một việc mà ta chưa nắm vững hoặc hiểu rõ cử toạ. Rất ít người có tài hùng biện trước đám đông, nhưng đại đa số họ vẫn làm được công việc này nếu họ chuẩn bị bài nói chuyện một cách cẩn thận và chu đáo.
Mấu chốt cho việc chuẩn bị là phải hiểu rõ chủ đề mình định nói. Nếu bạn là Giám đốc Công ty Coca Cola, bạn phải thuyết trình về chiến lược cạnh tranh. Trước tiên bạn phải nắm vững những nét cơ bản về công ty và hiểu rõ thị trường nước giải khát, các đối thủ cạnh tranh.
Bạn nên dành thời gian để cô đọng những ý tưởng cần nói, và tổng kết những ý tưởng này bằng cách gạch đầu dòng, sau đó khai triển chúng trong quá trình nói. Nếu trong bài nói chuyện có khoảng thời gian dành cho phần hỏi đáp, bạn cần cố gắng tìm tối đa các câu trả lời, để không bị “hớ” trước người nghe.
Biết đối tượng cử tọa nghe là ai
Người nghe bạn là những nhà quản lý cao cấp hoặc nhân vật thành đạt? Điều đó khác rất nhiều với việc bạn đang nói trước các sinh viên. Xác định rõ đối tượng đang lắng nghe là một việc làm vô cùng quan trọng. Bạn phải nâng cao trình độ chuyên môn của đề tài định nói tùy theo từng đối tượng nghe. Hãy biết cách đưa bài nói chuyện của mình “hợp khẩu vị” với các cử tọa.
Địa điểm diễn ra buổi nói chuyện ở đâu
Chi tiết này tưởng đơn giản song trên thực tế, địa điểm diễn ra buổi nói chuyện cũng góp một phần không nhỏ trong thành công của bài diễn thuyết. Trước buổi nói chuyện, hãy đến tham quan địa điểm và làm quen vơi những trang thiết bị, cách bài trí ở đây. Bạn phải thử các thiết bị nghe nhìn ở đây xem có đạt được hiệu quả như ý muốn không.
Nói chuyện với 1.000 người sẽ khác hẳn nói chuyện với 30 người. Bạn nên ngồi thử ở những ghế khác, đặt mình vào vai trò cử tọa để từ đó tìm ra cách tiếp cận đối tượng tốt nhất.
(2) Chuẩn bị bài nói: Trình bày bằng lời nhưng vẫn phải chuẩn bị bài: mở bài, thân bài và kết luận.
Bài viết liên quan: 12 nguyên tắc “VÀNG” trong kỹ năng tạo dựng mối quan hệ
- Phần mở (1) phải xác định rõ mục tiêu của bài trình bày, mô tả tầm quan trọng của chủ đề và chuẩn bị trước những nội dung chính sẽ trình bày.
- Phần thân (2) phải bao gồm những dàn ý sáng sủa về những điểm chính, các luận cứ liên quan và các tư liệu hỗ trợ phong phú nhằm duy trì sự quan tâm.
- Phần kết (3) nhấn mạnh điểm chính và kết thúc tóm tắt lại những gì đã trình bày và nhấn mạnh những hệ quả của những gì cử toạ đã nghe bằng các lợi ích. Nên sử dụng công cụ hỗ trợ như powerpoint, webpage,…
(3) Trình bày bài nói: Bạn phải trình bày bằng lời chứ không phải đọc bài chuẩn bị sẵn dù bài chuẩn bị đã viết rất công phu.
- Khi trình bày, bạn chỉ liếc qua những ý chính được ghi lại trên các phương tiện hỗ trợ. Chú ý rằng những hình ảnh, biểu đồ minh họa hấp dẫn có sức thu hút rất mạnh.
- Bạn phải vận dụng kiến thức của mình để diễn đạt từng ý của bài trình bày. Bên cạnh đó, cách diễn đạt kết hợp ngôn ngữ cơ thể hợp lý (chuyển động của cơ thể, chân tay, gương mặt,…) điều này sẽ mang lại hiệu quả cao.
(4) Tiếp xúc với người nghe: Tiếp xúc bằng mắt với tất cả những người nghe, đặt câu hỏi và mời những người năng động nhất cùng tham gia, tìm cách đưa mọi người vào cuộc là cách tốt nhất đạt đến mục tiêu của bài trình bày.
(5) Tự rút ra những kinh nghiệm sau mỗi lần trình bày:
Mỗi lần tiếp xúc với những cử tọa khác nhau luôn nảy sinh những vấn đề khác nhau nên cần đúc kết lại thành kinh nghiệm. Việc làm này sẽ tích lũy và làm giàu thêm cho kỹ năng diễn đạt bạn sẽ được cộng đồng ngưỡng mộ như một nhà hùng biện.
Trong thực tiễn từ những cuộc họp nhỏ như họp trao đổi chuyên môn, giao ban, tiếp khách, đến cuộc họp lớn như hội nghị, hội thảo, tổng kết, ở đâu cũng phảng phất sự thiếu vắng những bài trình bày chuyên nghiệp được diễn đạt bởi những người có kỹ năng thuyết trình cao.
ỨNG DỤNG KỸ NĂNG NÓI VÀ THUYẾT TRÌNH
Kỹ năng nói hiệu quả là khả năng biểu đạt bằng lời nói, là một loại năng lực được thể hiện qua khẩu ngữ để truyền đạt thông tin, biểu đạt tư tưởng, tình cảm một cách chính xác, sinh động, có sức thuyết phục. Kỹ năng nói được quyết định bởi 3 yếu tố: sự phát âm (phonation), khả năng diễn đạt (articulation) và sự phát âm chính xác (pronunciation). Sự phát âm có các đặc trưng về cao độ (giọng cao, thấp), trường độ (dài, ngắn) và cường độ (mạnh, yếu). Khả năng diễn đạt liên quan tới cách phát âm, khuyết tật cơ quan liên quan đến phát âm, và sự bất cẩn trong khi nói cũng như điểm mạnh và yếu của tiếng địa phương. Phát âm chính xác liên quan đến các từ khó phát âm, phát âm lẫn lộn một số chữ ở một số vùng lấy tiếng phổ thông của một quốc gia làm chuẩn. Sử dụng ngôn từ tốt giúp truyền đạt thông tin và giải quyết công việc nhanh chóng, hiệu quả. Nó tạo ra mối quan hệ tốt đẹp trong giao tiếp. Nó giúp con người nâng cao uy tín bản thân, tự khẳng định và là công cụ tạo ảnh hưởng đối với người khác.
Chuẩn bị bài nói Trước khi nói hoặc trình bày vấn đề, thông tin nào đó cần phải có bước chuẩn bị. Chuẩn bị bài nói là bước quan trọng . Như Richard Hal, một nhà thuyết trình người Mỹ nói rằng thành công bài thuyết trình của ông là “chuẩn bị, chuẩn bị và chuẩn bị”. Một bài nói chuyện thông thường gồm ba phần: mở đầu, nội dung, và kết luận.
– Mở đầu/Đặt vấn đề: Mở đầu là phần nêu ra thông điệp chính mình muốn gửi tới người nghe. Phần mở đầu nêu mục đích, tầm quan trọng của bài nói. Để mở đầu cho linh hoạt có thể dùng một hoạt động gây hứng thú, một câu chuyện được kể, một câu hỏi gợi suy nghĩ được đưa ra hoặc đưa ngay nội dung khái quát buổi nói chuyện.
– Nội dung: Đầu tiên lựa chọn các nội dung chính, nổi bật thứ nhất, thứ hai thứ ba… viết ra giấy, sau đó sắp xếp các nội dung đó theo thứ tự rồi viết thành các đoạn văn. Sau đó viết các ý liên kết giữa các nội dung này. Toàn phần viết để chuẩn bị sử dụng một kiểu hành văn. Chuẩn bị một số giai thoại hoặc câu trích dẫn, một số câu chuyện vui, lời nói đùa để đưa vào trong lúc nói nếu thấy phù hợp. Chuẩn bị thêm những hình ảnh, ví dụ minh họa cho bài nói.
– Kết luận: Phần kết luận phải nhấn mạnh ý tưởng chủ đạo của bài nói, thông điệp chính một lần nữa. Dừng bài nói ở một câu trích dẫn hay, chọn lọc, kịch tính… làm đẹp buổi nói chuyện. Phải thể hiện và có thái độ trân trọng đối với người nghe ngay khi viết chuẩn bị. Khi nói sử dụng ngôn từ theo những lới khuyên sau: chính xác, rõ ràng, dễ hiểu, sinh động, cụ thể, gần gũi, nhã nhặn, lịch sự, phù hợp bối cảnh, phù hợp đối tượng, hướng vào đối tượng, kết hợp yếu tố phi ngôn từ, phối hợp khéo léo với các yếu tố minh họa…
Khi nói trước mọi người, ngôn ngữ cơ thể cũng mang thông điệp tốt hoặc xấu gửi tới người nghe. Đây là các yếu tố phi ngôn từ. Ngôn ngữ không lời gồm có: ánh mắt, nét mặt, tiếp xúc cơ thể, tư thế đứng đứng, chuyển động tay, di chuyển, khoảng cách, trang phục. Khi nói ngôn ngữ không lới bổ sung cho lời nói. Trong khi nói tư thế đứng cần thoải mái, tự nhiên, hai chân đứng trên khoảng cách bằng vai Tránh tự tạo ra các trạng thái đứng gò bó như nghiêng người, ngả người về trước. Tay có các cử động vừa phải, minh họa bằng các ngón tay và bàn tay, tránh vung tay và cử động thái quá. Nếu đứng không có bục thì hai bàn tay ở trước bụng, vị trí ngang thắt lưng. Tránh chắp tay ngang hông hoặc khoanh tay trước ngực. Khi nói với ai đó nên nhìn vào mặt họ. Khi nói với đám đông thì nhìn bao quát với con mắt thân thiện, miệng luôn tươi. Ngôn ngữ không lời cũng cần phải được rèn luyện chó thành thói quen và để tự tin thì phải chuẩn bị kỹ.
Kỹ năng thuyết trình, trình bày:
Thuyết trình là trình bày trước một số hoặc nhiều người về một vấn đề nào đó. Thuyết trình có thể chỉ trong một vài phút, nhưng cũng có thể nhiều giờ. Thuyết trình có thể với mục đích thông báo (báo cáo với mọi người việc mình đã làm hoặc về vấn thuộc mối quan tâm của mọi người) hoặc thuyết phục (báo cáo về lợi ích của vấn đề nào đó và kêu gọi sự đồng tình của mọi người, dẫn tới hành động sau thuyết trình). Thuyết trình tốt cần có sự chuẩn bị. Thông thường người ta chia ra 3 công việc: chuẩn bị thuyết trình, tiến hành thuyết trình và đánh giá kết quả thuyết trình. Hai công việc đầu bắt buộc phải có ở mỗi bài thuyết trình. 17 -Chuẩn bị thuyết trình: Trước khi thuyết trình bạn phải tự đặt các câu hỏi: bạn có hứng thú với chủ đề đó và có đủ kiến thức để thuyết trình hay không? Mục tiêu của bài nói của bạn là thông tin, thông báo hay thuyết phục? Bạn có bao nhiêu thời gian cho chuẩn bị, cho thực hiện? Đối tượng người nghe bạn thuyết trình là ai (người lao động nông thôn, miền núi, các bộ, công chức, thanh niên, sinh viên, học sinh, nhà khoa học, hội đồng xét duyệt, tuyển chọn…)? Ngôn ngữ nào được sử dụng? Thông điệp chính của buổi thuyết trình của bạn là gì? Bạn thuyết trình ở đâu và các phương tiện được sử dụng hỗ trợ khi thuyết trình là các phương tiện nào? Kiểm tra cơ sở vật chất nơi thuyết trình xem tất cả mọi người có thể nghe rõ không, có thiết bị âm thanh tốt không, nhìn rõ không? Liệu ánh sáng trong phòng có vừa đủ? Dàn bài của bài thuyết trình chia làm 3 phần: mở đầu, thân bài (nội dung) và kết luận như đã trình bày ở mục
Thực hiện thuyết trình: Thực hiện thuyết trình cũng theo thứ tự: vào đề (mở đầu), nội dung chính, và kết luận (kết thúc). Nên nhớ rằng mức độ chú ý của người nghe giảm dần về cuối buổi thuyết trình và gần cuối có thể tăng lên chút ít. Do đó khoảng giữa buổi phải làm thế nào kéo sự tập trung của người nghe, giảm căng thẳng. Khi thực hiện thuyết trình phần mở đầu có thể có nhiều cách tiến hành. Có thể vào buổi thuyết trình một cách trực tiếp, có thể dẫn nhập bằng những sự kiện tương phản, có thể dẫn nhập bằng một câu chuyện liên hệ với vấn đề trình bày, có thể bằng cách đặt câu hỏi với người nghe, có thể dẫn nhập bằng bằng một câu trích dẫn của người nổi tiếng, có thể dẫn nhập bằng sự việc gây “chấn động” hoặc “sốc”…Mở đầu thuyết trình phải gây được sự chú ý, xây dựng lòng tin của người nghe và nêu được khái quát vấn đề thuyết trình. 18 Phần nội dung chủ yếu phải được liên kết chặt chẽ các ý với nhau. Trong khi thuyết trình phải quan sát , có biện pháp duy trì sự chú ý của người nghe. Để duy trì sự chú ý cần sử dụng các biện pháp sau đây cho đúng lúc: không đọc nguyên văn hay thuộc lòng; không dùng nhiều lời lẽ hùng hồn; sắp xếp các ý theo trình tự hợp lý; đưa những ví dụ, số liệu minh họa; xây dựng cách nói tùy theo đối tượng người nghe; có thể thêm những câu nói, câu chuyện khôi hài đúng lúc và liên hệ với nội dung trình bày; luôn bám sát chủ đề. Có thể thuyết trình được thực hiện bằng cách học thuộc lòng, đọc bài đã viết, dựa vào các phiếu ghi dàn ý, và thuyết trình tự do. Mỗi kiểu thuyết trình có những ưu điểm và nhược điểm của nó. Thuyết trình khi học thuộc lòng có nhiều hạn chế nhất vì sự đơn điệu, sử dụng ngôn ngữ, cử chỉ không dựa vào phản hồi của người nghe mà thay đổi, nếu quên một chỗ nào đó thì làm hỏng cả buổi nói chuyện, nó chỉ hiệu quả khi lời thuyết trình ngắn, lúc khai mạc buổi họp nào đó. Thuyết trình bằng cách đọc thích hợp với những buổi nói chuyện, báo cáo số liệu phức tạp, không được phép nói sai số liệu, báo cáo khoa học, thời gian hạn chế so với nội dung. Cách trình bày đọc như vậy tạo khoảng cách người nói và người nghe, dễ gây buồn ngủ, phân tán, sao lãng việc nghe. Cách thuyết trình tự do hoặc ghi dàn ý là hấp dẫn người nghe hơn cả vì tùy theo đối tượng người nghe, phản ứng , phản hồi của người nghe khi quan sát mà thay đổi cách nói, ngôn ngữ không lời, thêm chuyện vui, câu nói đùa. Cách này người thuyết trình phải chuẩn bị kỹ, có kinh nghiệm nhiều, là cách mà các thày giáo và nhà thuyết trình chuyên nghiệp sử dụng. Phần kết thúc bài thuyết trình nên nhắc lại, tóm tắt các ý chính đã trình bày, mô tả, khuyến cáo các hoạt động tiếp theo, kết thúc bằng nhận xét tích cực. Yêu cầu khuyến cáo người nghe hành động hoặc xem xét vấn đề theo quan điểm mới. Nên kết thúc thuyết trình đúng thời gian đã ghi trong chương trình hoặc sớm hơn ít giây. Sau đó nên dành một thời gian để cho người nghe hỏi và trả lời các câu hỏi, thắc mắc đó. Cám ơn người nghe trước khi dừng nói. Nếu có đánh giá thì cần thiết kế các phiếu đánh giá buổi thuyết trình, hoặc nghe những phản hồi để cải thiện thuyết trình lần sau và có dành thời gian cho việc đánh giá này. 5.5.Kỹ năng đối phó với hồi hộp khi thuyết trình: Nói, thuyết trình trước đám đông với đa số mọi người đều là công việc khó, gây ra hồi hộp, run, nhất là những lần đầu. Sợ hãi trong trường hợp này là bản chất tự nhiên của con người vì nhu cầu bị đe dọa (theo Maslow). Việc sợ hãi sẽ biểu hiện về mặt sinh lý như vã mồi hôi, tay chân run, nói lắp hoặc nói nhịu. Để đối phó với hồi hộp và run thì trước tiên phải chuẩn bị kỹ nội dung bài nói và tập nói một mình trước khi nói trước đám đông. Khi tập nói có thể nhờ một số người nghe và nhận xét để sửa về nội dung, giọng nói, tư thế, dụng cụ hỗ trợ. Trước khi thuyết trình nên có chuẩn bị cả về mặt sức khỏe, nghỉ ngơi thoải mái một buổi trước thuyết trình. Cần dành thời gian làm quen và sử dụng thành thạo các dụng cụ hỗ trợ, làm quen với căn phòng nơi thuyết trình. Buổi thuyết trình nên đến sớm trước người nghe, có thể làm quen với vài người nghe đi sớm để tranh thủ sự cảm tình của họ. Khi được giới thiệu đi thong thả từ dưới lên bục Trong khi thuyết trình phải tin tưởng rằng người nghe có thiện chí và quan tâm tới vấn đề mình trình bày. Khi nói luôn nhìn xuống người nghe, bao quát thính phòng để luôn có mối liên hệ với người nghe để điều chỉnh. Hãy coi buổi thuyết trình như là cuộc nói chuyện, đối thoại giữa hai người với nhau. Thỉnh thoảng hít thở sâu hoặc uống một hớp nước lạnh nhỏ khi có cảm giác hồi hộp. Phối hợp các công cụ hỗ trợ, chiếu lên bảng hình ảnh nào đó. Có thể cầm chặt cái gì đó (cây bút, mảnh giấy, hay micro) trong tay.
TRÍCH TRONG KỸ NĂNG GIAO TIẾP KINH DOANH
Kỹ năng giao tiếp cơ bản
TS. NGUYỄN VĂN HÙNG (Chủ biên)
Địa chỉ: 20-22 Đường 270A P. Phước Long A, Q9, TP. HCM
Điện thoại: updating
Nguồn TKNDKTCS2030: https://wiki.thongkenhadat.com
Danh mục (THONGKENHADAT): Kỹ năng