Câu 1: Thông tin học là gì? (Khái niệm)
TL:
Bài viết hiện tại: Thông tin học
– Dưới góc độ biểu đạt một ý nghĩa hay một nội dung nào đó thì các nhà nghiên cứu chỉ ra rằng, thông tin là những tín hiệu quy ước của con người được thu nhận và truyền đạt thông tin qua tiếng nói, chữ viết hoặc hình ảnh.
– Dưới góc độ tiếp cận thông tin để phục vụ cho mục đích hoạt động của mình thì các nhà nghiên cứu cho rằng, thông tin là bộ phận tri thức được sử dụng để định hướng, để xác định tích cực và để điều khiển.
– Thông tin là những tin tức được tiếp nhận và cần cho sự phân tích các tình huống cụ thể tạo ra khả năng đánh giá tổng hợp các nguyên nhân xuất hiện và phát triển tình huống đó, để lựa chọn quyết định thích hợp, tối ưu cho quá trình quản lý.
– Dưới góc độ quản lý thông tin:
+ Thông tin là tất cả các sự việc, ý thưởng, các phán đoán làm tăng thêm sự hiểu biết của con người.
+ Thông tin là điều hiểu biết về một sự kiện, một hiện tượng, một quan hệ nào đó thu nhận được qua giao tiếp, qua khảo sát, đo lường, lý giải, nghiên cứu…
– Lý thuyết thông tin nói rằng:
+ Thông tin là sự loại trừ tính bất định của hiện tượng ngẫu nhiên.
+ Thông tin là việc nhận được một thông báo trong một tập hợp các thông báo có thể nhận được.
– Dưới góc độ triết học:
+ Thông tin là tính đa dạng được phản ánh (tất cả cái gì có thể phản ánh và đối tượng nhận phản ánh đều có thể coi là thông tin).
+ Trên cơ sở lý luận trên, Lênin định nghĩa: Thông tin là sự phản ánh và biến đổi những phản ánh thu được thành sự hiểu biết về những sự vật, hiện tượng.
(Thông tin luôn tồn tại trên giá đỡ vật chất. Có rất nhiều vật chất để truyền đạt thông tin như không khí, dây dẫn, sóng điện từ… Thông tin có thể được lưu truyền, lưu giữ hay bị phá huỷ. Con người có thể cảm nhận thông tin qua các giác quan… đó chính là các kênh để tiếp nhận thông tin).
…
Câu 2: Bản chất của thông tin được tạo thành bởi những thuộc tính nào? Phân tích các thuộc tính đó?
TL:
Thuộc tính là tính chất riêng vốn có của sự vật và làm cho nước phân biệt được so với sự vật khác. Tập hợp các thuộc tính tạo nên bản chất các sự vật đó. Do đó, thông tin cũng có các thuộc tính. Thông tin gồm có các thuộc tính sau:
– Thứ nhất là thuộc tính giao lưu: Thông tin có ở mọi nơi, nó chỉ có giá trị khi nó được truyền đi, có đối tượng tiếp nhận (VD: thông tin về mỏ vàng…). Đây là thuộc tính cơ bản nhất của thông tin. Nếu thiếu nó sẽ không hình thành thông tin.
Liên quan tới thuộc tính này, thông tin luôn gắn liền với vật mang tin, cho nên việc truyền thông tin chính là truyền các tập hợp ký hiệu biểu diễn thông tin. Tập hợp các ký hiệu biểu diễn thong tin là hữu hạn, còn nội dung thông tin là vô hạn. Đối với thông tin, càng khai thác càng phong phú, thông tin càng được bổ sung, nó chỉ bị giới hạn bởi khả năng nhận thức của người tham gia trao đổi thông tin, ngoài ra còn hạn chế trong không gian truyền đạt thông tin.
– Thứ hai là thuộc tính khối lượng: Thông tin luôn gắn liền với vật mang tin, cho nên khối lượng phụ thuộc vào vật mang tin, mà bất kỳ vật mang tin nào cũng có giới hạn của nó (về trực giác). Do đó, cách đo là đo tổ hợp các ký hiệu hình thành thông tin. Cách đo nào không thể chính xác. Ngày nay khoa học phát triển, người ta có đơn vị đo thông tin là Bit (gồm các số 0 và 1). Do đó chúng ta có thể khẳng định rằng, thông tin vẫn có thể đo như một đại lượng vật lý thông thường.
– Thứ ba là thuộc tính chất lượng thông tin: Chất lượng đảm bảo cho một sản phẩm nào đó, mà ở đây là thông tin, đó là sự chính xác, tin cậy. Có nhiều yếu tố tác động đến chất lượng thông tin, trong đó có 3 yếu tố chính sau:
+ Về nội dung, nó là gì? có bảo đảm chính xác không?
+ Thời gian (nó có thể làm cho thông tin vô giá trị-VD như thông tin sóng thần nếu đã xảy ra…)
+ Về hình thức, đó là thói quen về thông tin của mọi người (VD quảng cáo sản phẩm bằng truyền hình tốt hơn truyền thanh).
Do đó, trong từng yếu tố này, người ta xác định đặc tính của nó như:
Về nội dung, phải có 3 yếu tố đảm bảo chất lượng nội dung thông tin như:
+ Về nội dung: phải chính xác (phù hợp với vấn đề, đối tượng phản ánh, phù hợp với khách quan. Yêu cầu về tính chính xác còn được chú trọng trong vấn đề cung cấp thông tin (trong cung cấp phải đề cao tính chính xác, cả đối tượng lẫn người sử dụng thông tin). Ngoài ra còn phải chú ý tới sự phù hợp về nội dung, đó là phù hợp với khả năng phân tích, đánh giá của người nhận, phù hợp với quy luật của thực tiễn, nhất là trong hoạt động quản lý. Có thể áp dụng sơ đồ hình tháp trong hoạt động quản trị:
Trong nội dung của thông tin, cần có sự đồng bộ, tức là thông tin được cung cấp phải đầy đủ, toàn diện vấn đề (vd trong công tác văn thư, đó là lập HS chính là sự đồng bộ của vấn đề).
+ Về thời gian thông tin: Phải chú ý tính kịp thời và tính thời sự, nó cũng góp một phần quan trọng trong việc xử lý thông tin (vd trong chứng khoán, giá cả… luôn phải được cập nhật kịp thời).
+ Ngoài ra, còn phải chú ý về mặt hình thức, trình bày chi tiết, dễ sử dụng thì mới hấp dẫn người sử dụng tin (vd trong khoá luận phải trình bày mục lục…)
– Thứ tư là thuộc tính giá trị của thông tin: Thuộc tính này tác động cụ thể tới người dùng tin. Nó xuất phát từ thuộc tính chất lượng. Đây là vấn đề đặt ra cho các nhà nghiên cứu và thuộc tính này liên quan đến nhu cầu của từng đối tượng sử dụng thông tin.
Đối với thông tin, thường có các vấn đề như độ chính xác, phạm vi bao quát, tính cập nhật, tần số sử dụng… Những vấn đề trên đảm bảo cho chất lượng của thông tin và có thể được coi là tiêu chí giá trị thông tin.
Ngoài ra, cũng còn 2 yếu tố tác động đến giá trị thông tin:
+ Thông tin có giá trị phải là thong tin mang tính riêng biệt, tức là nhu cầu của từng đối tượng.
+ Thông tin phải có tính dự báo, để cho phép người ta lựa chọn quyết định.
– Thứ năm là thuộc tính giá thành của thông tin: Bất kỳ một thông tin nào cũng có thể định giá được. Đối với thuộc tính này, có các yếu tố tác động sau:
+ Lao động tạo ra thông tin: đây là lao động trí tuệ để tạo ra, tổ chức, sắp xếp thong tin (vd viết phần mềm vi tính)
+ Các phương tiện vật chất chứa đựng thông tin.(vd bán đĩa CD hay bán thông tin)
Từ hai vấn đề trên thì dựa vào phương tiện vật chất để xác định giá thành thông tin dễ dàng hoan (vd: giá thành của một tờ báo cũng chính là bao hàm cả giá thành thông tin trong đó). Còn nếu định giá theo sự lao động tạo ra thong tin thì ngày nay người ta chưa xác định rõ.
Tóm lại, tổng hoà các thuộc tính này sẽ tạo nên bản chất của thông tin.
Câu 3: Thông tin được phân loại như thế nào?
TL:
Phân loại thông tin tức là dựa vào các tiêu chí để sắp xếp các thông tin hình thành trong đời sống thành các loại khác nhau để tổ chức, sắp xếp, ứng xử cho phù hợp. Để phân loại thông tin người ta sử dụng các tiêu chí sau:
– Về mặt nội dung, có các tiêu chí để xác định:
Bài viết liên quan: Tạm nhập tái xuất là gì? Các hình thức tạm nhập tái xuất?
+ Theo nội dung, người ta có thể phân loại tiếp thành những thông tin về pháp luật, những thông tin về kinh tế, những thông tin về văn hoá-xã hội, những thông tin về khoa học-kỹ thuật…
+ Theo giá trị và quy mô sử dụng thì có thể phân loại thông tin ra các quy mô như vĩ mô, chiến lược; phân loại thông tin tác nghiệp; thông tin mang tính thường thức thông thường.
+ Theo thời gian, ta có thể phân loại thông tin theo quá khứ, hiện tại và dự báo.
+ Theo đối tượng sử dụng, người ta có thể phân loại thành thông tin đại chúng hay thông tin chuyên biệt.
+ Về mức độ xử lý nội dung, người ta phân chia thành thông tin cấp 1, 2, 3. Thông tin cấp 1 là thông tin ban đầu chưa xử lý (thông tin gốc); Thông tin cấp 2 là thông tin tín hiệu và chỉ dẫn (qua xử lý thông tin cấp 1 tạo ra thông tin này), tín hiệu là những quy ước chung, còn chỉ dẫn là các thông tin để tra cứu; Thông tin cấp 3 là tổng hợp của các thông tin cấp 1. Tuy nhiên tuỳ theo môi trường, hoàn cảnh mà thông tin cấp 3 có thể trở thành thông tin cấp 1 và thông tin cấp 1 có thể trở thành thông tin cấp 3.
– Trong hoạt động quản lý, người ta phân loại thông tin theo các tiêu chí:
+ Theo tiêu thức tổ chức, thông tin được phân loại như sau:
. Theo quan hệ tổ chức này với tổ chức khác sẽ phát sinh thong tin vào-ra. Thông tin vào là thông tin phản ánh tình trạng ban đầu của đối tượng bị quản lý; thông tin ra sẽ là thông tin thực hiện chức năng quản lý (vì bản chất của hoạt động quản lý là ra các quyết định quản lý).
. Về ý nghĩa cơ quan quản lý: với tiêu thức nhỏ này thì thông tin được chia làm 2 loại: thông tin lãnh đạo và thông tin báo cáo.
. Theo chức năng của hoạt động quản lý thì bao gồm các thông tin: kế hoạch, hướng dẫn thực hiện KH, phản ánh thực hiện KH, kiểm tra đánh giá thực hiện KH.
+ Ngoài ra còn phân loại theo mức độ: thông tin đã được hệ thống hoá và thông tin chưa được hệ thống hoá (thông tin thô và thông tin hệ thống hoá).
Câu 4: Vai trò của thông tin trong đời sống xã hội?
TL:
– Trong cuộc sống của con người phụ thuộc rất nhiều vào sự sản xuất, trao đổi hàng hoá (nhất là khoa học-kỹ thuật). Người ta coi thông tin là nguồn lực của sự phát triển (như là nguồn lực thứ 3). Người ta cho rằng, quốc gia nào sở hữu nhiều nguồn lực này (thông tin) thì quốc gia đó sẽ phát triển (vd: Nhật Bản nhờ nghiên cứu KHKT… mà phát triển như hiện nay). Những quốc gia nào có thể tiếp cận thông tin KHKT và ứng dụng thông tin đó thì cũng là quốc gia phát triển, nó cũng dẫn đến hệ quả khác là các quốc gia đó sẽ sở hữu thông tin KHKT và trên cơ sở đó hình thành nên nền kỹ thuật mà thông tin trở thành hàng hoá được mua bán, trao đổi trong nền kinh tế đó, khu vực kinh tế đó gọi là khu vực dịch vụ thông tin (vd: máy tính và phần mềm).
– Thông tin còn thúc đẩy sự phát triển của kinh tế và sản xuất. Sự phát triển của kinh tế và sản xuất phụ thuộc vào thị trường. Kinh tế và sản xuất đều cần đến thông tin về nhu cầu thị trường, nhu cầu về đối tượng tiêu dùng (vd). Sản xuất còn liên quan đến vật liệu, dây chuyền công nghệ, do đó cũng cần thông tin về khoa học các vấn đề trên. Thông tin là cầu nối cho chu trình kỹ thuật giữa khoa học, quản lý và sản xuất, trong đó quản lý là sự gắn kết các yếu tố với nhau và quản lý cũng là thông tin.
– Thông tin còn là yếu tố quan trọng trong sự phát triển của khoa học. Nghiên cứu khoa học chính là sự tìm tòi thông tin, phát hiện thông tin và đưa ra những thông tin mới. Sự phát triển của khoa học dựa trên tính kế thừa, người đi sau kế thừa và phát triển thêm những vấn đề mới. Việc thực hiện một công trình khoa học là việc tìm kiếm thông tin (có tới 2/3 thời gian dành cho công đoạn này) và tiến hành nghiên cứu. Thông tin ở đây là tri thức của các nhà nghiên cứu đi trước và sự cung cấp thông tin đó cho các nhà nghiên cứu… thì mới phục vụ đắc lực cho khoa học.
– Thông tin còn là cơ sở của hoạt động quản lý. ở đây, thông tin là nguyên liệu cơ bản của hoạt động quản lý mà thiếu nó sẽ không phát sinh bất kỳ hoạt động quản lý nào. Bởi vì hoạt động quản lý bản chất của nó là ra các quyết định quản lý mà hiệu quả hoạt động quản lý phụ thuộc vào quyết định đó, trong khi đó quyết định đó phụ thuộc vào sự đầy đủ và chính xác của thông tin.
Hoạt động quản lý chính là sự xử lý thông tin của nhà lãnh đạo. Nếu không được cung cấp thông tin có chất lượng thì chất lượng quản lý bị hạn chế, ngược lại, nếu cung cấp thông tin đầy đủ thì chưa chắc có hiệu quả mà nó còn phụ thuộc vào năng lực của nhà quản lý.
– Ngoài ra, thông tin còn góp phần vào sự phát triển của giáo dục. Vì hoạt động giáo dục là sự chuyển giao tri thức. Hoạt động này diễn ra thường xuyên liên tục ở giảng đường, trường học, thư viện, thực tế… đó là quá trình đào tạo và tự đào tạo, do đó liên quan đến việc tìm kiếm thông tin.
Tóm lại, vai trò của thông tin phải gắn kết với các hoạt động xã hội, bất kỳ lĩnh vực nào cũng đều có sự tham gia của thông tin.
Câu 5: Quá trình thông tin là gì? Hãy mô tả và cho ví dụ minh hoạ?
TL:
Quá trình thông tin là sự chuyển giao giữa nguồn tin và nơi nhận tin. Trong đó có các yếu tố tham gia vào quá trình này là: Nguồn tin, mã hoá, giải mã, nhận tin, kênh truyền (vật mang tin), nhiễu và thông tin phản hồi. Trong đó
Nguồn tin là nơi sản sinh ra thông tin (…)
Mã hoá là đưa thông tin vào một hình thức biểu diễn nào đó của nó (vd: giảng bài dùng ngôn ngữ nói, chữ viết… qua kênh truyền là âm thanh, hình ảnh… học viên không thể tiếp cận được nguồn tin ở trong đầu giảng viên mà phải qua các kênh này).
Giải mã chính là sự tước bỏ hình thức bên ngoài để lấy thông tin (vd).
Nhận tin (…)
Kênh truyền (…)
Nhiễu (tiếng ồn) là các yếu tố tham gia vào quá trình thông tin và làm ảnh hưởng tới thông tin. Nhiễu tham gia vào tất cả các quá trình thông tin (nguồn, nhận, kênh, mã…).
Còn thông tin phản hồi là là để xác định lại việc truyền thông tin xem có hoàn chỉnh hay không. Thông tin này có rất nhiều hình thức: ngay lập tức, sau một quá trình… trên cơ sở đó giúp điều chỉnh quá trình thông tin cho phù hợp (vd: nhiễu điện thoại).
(vd)
Tóm lại, việc nghiên cứu quá trình thông tin là nhằm xây dựng nên một quá trình thông tin có hiệu quả, đó chính là việc giảm được nhiễu tối đa.
Câu 6: Khái niệm và nhiệm vụ thông tin học?
TL:
Thông tin học là một khoa học đa ngành, trong đó (nội dung) hàm chứa tri thức của các ngành khoa học khác (như lý thuyết thông tin, điều khiển học, ngôn ngữ, tin học…). Từ đó, ta có khái niệm về thông tin học như sau:
Thông tin học được hiểu là ngành khoa học có nhiệm vụ nghiên cứu bản chất, cấu trúc và quy luật phát triển của thông tin cùng với những vấn đề về lý thuyết và phương pháp tổ chức, xử lý, khai thác và sử dụng các nguồn lực thông tin trong đời sống XH.
Từ KN trên, người ta thấy thông tin học có 2 nhiệm vụ cơ bản:
– Một là, về lý thuyết, phải tìm ra quy luật chung nhất của việc sản sinh, thu thập, tổ chức, lưu trữ, tìm kiếm và phổ biến thông tin trong các lĩnh vực hoạt động của con người (trong lưu trữ học thì việc nắm các quy luật sản sinh ra TLLT để thu thập, xử lý, bảo quản…).
– Hai là, về ứng dụng, thông tin học có nhiệm vụ tìm ra các phương tiện và phương pháp thích hợp nhất để thực hiện các quá trình thông tin có hiệu quả; xây dựng các hệ thống thông tin hoàn thiện trong các tổ chức, các ngành khoa học, giữa khoa học với thực tiễn (Vd: xây dựng các hệ thống thông tin hay các phương tiện như truyền số liệu, máy tính, internet…)
Câu 8: Mối quan hệ của thông tin học?
TL:
Thông tin học có mối quan hệ với các khoa học, đặc biệt nó liên quan mật thiết với những khoa học sau:
– Với lý thuyết thông tin: là lý thuyết liên quan đến các định luật toán học chi phối việc truyền, tiếp nhận và xử lý thông tin (đề cập đến các vấn đề đo số lượng thông tin, biểu diễn thông tin và xem xét khả năng của các hệ thống truyền thông có nhiệm vụ truyền, nhận và xử lý thông tin).
– Với lý thuyết mã hoá: là khoa học nghiên cứu về hệ thống các dấu hiệu cùng với những tính chất, quy luật cơ bản của các hệ thống này và các hình thức mã hoá (chuyển tải thông tin vào hình thức biểu diễn nó như ngôn ngữ, chữ viết…) để biểu diễn các thông tin ngữ nghĩa trong hệ thống thông tin của mình. Lý thuyết này đóng góp quan trọng trong hệ thống thông tin.
– Với điều khiển học: là khoa học tổng quát về các quá trình điều khiển. Xuất hiện từ nhu cầu tự động hoá quá trình sản xuất. Quá trình điều khiển có các yếu tố sau:
+ Nó phải tiếp nhận được các thông tin chính xác về những điều kiện và tình hình ảnh hưởng tới hoạt động của hệ điều khiển.
+ Xử lý những thông tin tiếp nhận được, từ đó đề ra chương trình hoạt động tốt nhất.
+ Truyền đạt yêu cầu thực hiện (ra lệnh thực hiện) chương trình.
+ Kiểm tra sự thực hiện chương trình bằng cách tổ chức thông tin phản hồi về kết quả hoạt động trong từng giai đoạn, trên cơ sở đó điều chỉnh các sai lệch có thể xảy ra.
Điều khiển học chính là khoa học nghiên cứu thu thập, bảo quản thông tin trong máy móc, cơ thể sinh vật (thông qua các phương tiện tự động hoá cho các quá trình này). Thông tin học cũng vận dụng các phương pháp tự động hoá để xây dựng nên hệ thống của mình.
– Với ngôn ngữ học: Ngôn ngữ đầu tiên là dùng để chuyển tải thông tin, do đó ngôn ngữ là công cụ để truyền thông tin đó. Còn thông tin học nghiên cứu về ngôn ngữ học dưới góc độ là công cụ hỗ trợ cho các quá trình thông tin, đó là các quá trình giữa con người với con người, giữa con người với máy móc (điều khiển học, máy tính…) (vd).
– Với Tin học: Tin học là khoa học xử lý thông tin một cách hợp lý và tự động bằng việc sử dụng các thiết bị kỹ thuật hiện đại mà chủ yếu là máy tính điện tử và các chương trình xử lý thông tin. Quan hệ giữa thông tin học và Tin học chính là phương tiện, phương pháp hỗ trợ cho khoa học thông tin. Cho đến nay, vai trò của tin học với thông tin là không thể thiếu, vì muốn xây dựng được các hệ thống thông tin thì không thể thiếu tin học.
– Với LTH và QTVP: …
Câu 9: Tài liệu là gì?
TL:
Vì thông tin tồn tại trên giá đỡ vật chất, mà tài liệu là cái cơ bản chứa đựng thông tin, cho nên giữa tài liệu và thông tin có mối quan hệ đặc biệt.
– Tài liệu được hiểu là vật mang tin và cung cấp thông tin. Về mặt khoa học thì tài liệu là giá đỡ vật chất của thông tin. Tài liệu có các đặc trưng cơ bản như đặc trưng về vật chất, đặc trưng về nội dung (chính là thông tin).
Đối với đặc trưng về vật chất, có thể phân biệt dựa vào chất liệu, kích thước, trọng lượng, tín hiệu sử dụng (vd: tài liệu điện tử là tín hiệu số, tài liệu chữ viết là những văn bản). Ngoài ra có loại phải dựa vào sự tra cứu thông tin trực tiếp hay gián tiếp (vd: tài liệu văn bản thì con người có thể đọc trực tiếp, đĩa vi tính phải đọc gián tiếp qua máy vi tính).
Đối với đặc trưng về mặt nội dung: tức là dựa vào nội dung vấn đề tài liệu phản ánh, nó phụ thuộc vào giá trị sử dụng, vào mức độ xử lý (có thông tin cần xử lý hoặc không cần xử lý).
– Tài liệu có các loại hình cơ bản sau:
+ Loại hình tài liệu tra cứu: Cung cấp các chỉ dẫn để người tra cứu có thể tiếp cận với thông tin (có thể là các mục lục, thư mục, từ điển…). Nó xác định nội dung, giới hạn của nội dung của thông tin.
+ Các loại hình tài liệu hành chính: Được sản sinh ra trong hoạt động quản lý. Nội dung của nó phản ánh về hoạt động quản lý trên các lĩnh vực chính trị, văn hoá, giáo dục, ngoại giao… Đặc điểm của tài liệu hành chính là phải tuân theo một hình thức nhất định, căn cứ vào hình thức đó người ta có thể xác định được nguồn hình thành, độ tin cậy thông tin… mà căn cứ để xác định là các thông tin về tác giả, chữ ký, con dấu…
+ Tài liệu khoa học-kỹ thuật: Là kết quả các nghiên cứu về KHKT, được phản ánh bằng tài liệu dưới nhiều hình thức khác nhau (báo cáo, biên bản, nhật ký khoa học, các bản vẽ, các sản phẩm mẫu…).
+ Tài liệu phim điện ảnh và ghi âm (nghe nhìn): Phản ánh các sự kiện, hiện tượng trong đời sống XH và tự nhiên bằng hình ảnh và âm thanh.
Tóm lại, nghiên cứu các loại hình tài liệu chính là để chỉ ra nguồn thông tin, từ đó đưa ra các phương pháp thích hợp đẻ cung cấp, xử lý thông tin và các yếu tố liên quan đến thông tin.
Câu 10: Các đơn vị làm công tác thông tin?
TL:
Hiện nay, do thông tin là phổ biến và không thể thiếu trong đời sống xã hội, cho nên có rất nhiều cơ quan thông tin. Điểm giống nhau của các cơ quan thông tin ở chỗ cùng lưu trữ, khai thác, bảo quản, sử dụng… nhưng có đặc trưng cơ bản để phân biệt các loại cơ quan này:
– Thứ nhất, là các cơ quan thông tin làm công tác bảo quản và cung cấp các tài liệu cấp 1 (các cơ quan lưu trữ, các thư viện)
– Thứ hai, các cơ quan làm nhiệm vụ xử lý nội dung tài liệu, phổ biến các thông tin và nguồn tin (đây chính là các trung tâm thông tin tư liệu của các ngành, các cơ quan).
– Thứ ba, các cơ quan thông tin mà khai thác các thông tin sắn có, bao gồm cả việc đánh giá và phổ biến các thông tin đó (các cơ quan này thường là các trung tâm phân tích và tổng hợp tin, các ngân hàng dữ liệu). Loại hình cơ quan này có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý.
Dưới đây ta có thể tìm hiểu kỹ hơn về từng loại hình cơ quan này:
– Đối với các cơ quan lưu trữ:
Đứng dưới góc độ bảo quản, cung cấp thông tin, đây là các cơ quan bảo quản thông tin cấp 1. Được tổ chức từ TW đến địa phương. Đứng đầu là các trung tâm lưu trữ lịch sử (3 trung tâm lưu trữ); các lưu trữ chuyên ngành (ngoại giao, quốc phòng, công an) và TTLT các tỉnh, thành.
Các thư viện cũng là cơ quan bảo quản thông tin cấp 1, nhưng khác với các cơ quan lưu trữ ở nội dung tài liệu bảo quản, tài liệu thư viện chỉ mang giá trị tham khảo. Thư viện cũng được tổ chức thành một hệ thống từ TW đến địa phương. Theo quan hệ sở hữu và mục đích tồn tại, người ta chia chúng ta thành các thư viện quốc gia, thư viện tỉnh, thành phố, thư viện công cộng, thư viện khoa học, thư viện của các trường ĐH, phổ thông. Theo nội dung chủ đề, thư viện được chia làm 2 loại là tổng hợp và chuyên ngành.
– Các trung tâm thông tin tư liệu: Là nơi đầu mối cung cấp các thông tin, là nơi xử lý nội dung tài liệu và cung cấp độ chính xác cho người dùng tin hoặc giúp người sử dụng tin tiếp cận với tài liệu cấp 1 tương ứng.
Bài viết liên quan: Phát hành riêng lẻ có gì khác với phát hành ra công chúng? | CÔNG TY CỔ PHẦN CHỨNG KHOÁN FUNAN (FNS)
– Các ngân hàng dữ liệu: Là cơ sở dữ liệu bao quát tri thức một lĩnh vực hoặc nhiều lĩnh vực hoạt động (còn gọi là ngân hàng thông tin), về bản chất là thông tin tự động. Bất kỳ cơ quan nào cũng có thể xây dựng ngân hàng dữ liệu, nó gắn liền với các cơ quan hoạt động về thông tin.
– Mạng thông tin: Ra dời dựa vào sự tồn tại của các cơ sở dữ liệu, là sự kết nối các cơ sở dữ liệu của các cơ quan khác nhau. Vai trò của mạng thông tin là chia sẻ thông tin.
– Mạng toàn cầu Internet: Tương tự như mạng thông tin, nhưng đây là mạng rộng toàn cầu, là kho thông tin khổng lồ.
Câu 11: Phổ biến thông tin là gì? Những hình thức của phổ biến thông tin?
TL:
Phổ biến thông tin là chuyển giao cho người dùng tin những thông tin mà họ cần hoặc giúp họ tiếp cận được các thông tin họ cần. Việc phổ biến thông tin có thể dựa vào các hình thức:
– Các tài liệu cấp 1: Phổ biến trong lưu trữ là tài liệu cấp 1 (chủ yếu là các bản sao tài liệu cấp 1).
– Cung cấp các bản tra cứu, sản phẩm thông tin cấp 2 và các thư mục (thông tin cấp 2).
Các dạng thông tin phổ biến thường dưới hình thức là văn bản (các vật mang tin có ghi các ký hiệu biểu diễn thông tin). Ngoài ra, còn hình thức phi văn bản (như lời nói, cử chỉ, điệu bộ…).
Phổ biến thông tin có nhiều yêu cầu: đột xuất, thường kỳ; chủ động, thụ động… đây là các hoạt động thường xuyên trong quản lý.
Có một số loại hình phổ biến thông tin sau:
– Đối với phổ biến thông tin cấp 1: Cho người sử dụng tiếp cận với thông tin gốc bằng các hình thức: đọc tại chỗ, sao chụp, cho mượn, mua bán, trao tặng…; hình thức dịch tài liệu (chuyển đổi ngôn ngữ) – hình thức này có thể bị thất thoát thông tin – dịch tài liệu cũng giữ vai trò quan trọng trong hoạt động của các cơ quan.
– Đối với phổ biến thông tin cấp 2: Chính là cung cấp các dịch vụ tra cứu (thông tin định hướng, thông tin hiện tại). Hiện nay dịch vụ này rất phát triển, đặc biệt là Internet.
– Phổ biến thông tin cấp 3: Đây là kết hợp của nhiều công đoạn khác nhau, bao gồm từ những việc thu thập thông tin cấp 1, đánh giá, phân tích… để cho ra đời thông tin mới có giá trị hơn, nó sử dụng để trả lời các câu hỏi của người sử dụng chúng hoặc xuất bản định kỳ. Nội dung thông tin cấp 3 được cô đọng theo từng chủ đề riêng biệt. Có 2 yếu tố tác động tới thông tin cấp 3 là nguồn thông tin cấp 1 và trình độ người đánh giá thông tin cấp 1).
Câu 12: Hoạt động thông tin?
TL:
Quy trình hoạt động thông tin là một vòng tròn khép kín gồm: thu thập, xử lý, bảo quản, tìm kiếm, phổ biến, thu thập… Dưới đây ta có thể tìm hiểu từng vấn đề trong chu trình này:
– Về thu thập, bổ sung thông tin: Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan để xác định yêu cầu cần phải thu thập những loại thông tin nào, nguồn thông tin đó ở đâu, xác định hình thức thu thập thông tin, các thủ tục thu thập và bổ sung. Từ đó người ta cũng xác định được các loại thông tin đó nằm ở đâu (tài liệu hành chính, ấn phẩm xuất bản định kỳ hay tài liệu không công bố).
Khi thu thập thông tin, phải có sự cân đối tương quan giữa các loại tài liệu (vd: nếu tài liệu có nhiều người sử dụng thì được ưu tiên hơn).
Cần quan tâm đến ngôn ngữ của tài liệu: vd: có những loại tài liệu mà người ta cần nhưng nó lại được thể hiện bằng ngôn ngữ khác… do đó, ngôn ngữ phải phù hợp.
Khi thu thập cũng cần lưu ý đến mức độ phổ cập (là thông tin thông thường hay quý hiếm, bí mật…).
– Về xử lý tài liệu (thông tin): Xử lý tài liệu bản chất chính là xử lý thông tin trong tài liệu. Trong xử lý tài liệu, phải làm được các việc sau:
+ Mô tả thư mục: chính là việc xây dựng nên hệ thống thông tin cấp 2 (thông tin chỉ dẫn). Mô tả thư mục có các công đoạn để tạo nên hệ thống thông tin cấp 2 (vd: trong công tác văn thư, khi nhận VB đến thì phải đăng ký vào sổ các thông tin về hình thức của tài liệu đó). Công đoạn này giúp tìm kiếm, thống kê được thuận lợi và sản phẩm của nó chính là các thông tin cấp 2.
+ Mô tả về mặt nội dung tài liệu: Mô tả nội dung là nghiên cứu nội dung tài liệu (tương đương với trong lưu trữ là bước phân loại tài liệu) để sắp xếp tài liệu một cách khoa học, giúp cho việc khai thác, sử dụng, bảo quản và tổ chức khoa học các tài liệu hiện có. Khi mô tả về nội dung sẽ giúp hiểu kỹ về những vấn đề tài liệu đề cập. ở mức độ thứ 2, qua xử lý nội dung tài liệu, người ta định từ khoá cho tài liệu để rút ngắn nội dung tài liệu trở về một thuật ngữ – đó chính là là từ khoá. Còn ở mức độ thứ 3, đòi hỏi phải xây dựng được bản tóm tắt cho nội dung tài liệu. Độ dài tóm tắt tài liệu phụ thuộc vào giá trị của tài liệu. Bản tóm tắt này cung cấp trước khi cung cấp thông tin gốc. Giá trị bản tóm tắt còn phụ thuộc rất lớn vào trình độ, khả năng của người tóm tắt tài liệu.
+ Về lưu trữ và bảo quản tài liệu: Sau khi xử lý thông tin xong, người ta đưa vào lưu trữ và bảo quản với 2 hệ thống riêng biệt: thông tin cấp 2 và thông tin cấp 1. Phải bảo quản an toàn dưới 2 góc độ: về vật chất thì để tránh không bị mất, hư hỏng, bị phá huỷ…; về nội dung thì tránh bị mất, thất thoát thông tin (nhất là những thông tin mật).
+ Tìm và phổ biến thông tin: Có 2 phương pháp tìm tin là tìm tin hồi cố (là tìm tin có trong kho bảo quản) và tìm tin chọn lọc (chủ động tìm kiếm, cung cấp thông tin không chỉ có ở trong kho), việc tìm tin chọn lọc đòi hỏi người cung cấp thông tin phải luôn luôn chủ động.
Đối với phổ biến thông tin, sau khi có thông tin rồi thì tiến hành bước phổ biến thông tin. Đối với 3 cấp quản lý cơ bản trong thang thông tin thì nhà quản lý cấp cơ sở cần các thông tin chi tiết, cụ thể; các nhà quản lý cấp trung gian đòi hỏi thông tin tổng hợp hơn; còn nhà quản lý cấp cao thì cần thông tin khái quát.
Câu 13: Hệ thống thông tin được cấu thành bởi những yếu tố nào?
TL:
Muốn tìm hiểu được hệ thống thông tin, chúng ta phải lý giải được các khái niệm sau:
– Hệ thống:
Xét về mặt danh từ, hệ thống là một tập hợp các phần tử (hay chủ thể) có mối quan hệ với nhau, tác động qua lại lẫn nhau, có yếu tố đầu vào, có yếu tố đầu ra nhằm đạt được những mục tiêu nhất định.
Xét dưới nghĩa động từ, hệ thống là chỉ sự tác động để tập hợp các phần từ có mối quan hệ với nhau, nhưng chúng phải được tập hợp theo nguyên tắc nhất định.
– Hệ thống thông tin: Là hệ thống sử dụng các nguồn lực (con người và công nghệ thông tin) để tiếp nhận các nguồn dữ liệu như yếu tố đầu vào và xử lý các dữ liệu đó thành các sản phẩm thông tin như là yếu tố đầu ra trong một môi trường nhất định.
Từ đó những khái niệm trên, ta có thể chỉ ra rằng, hệ thống thông tin được cấu thành bởi những phần tử sau:
– Con người: Con người giữ vai trò điều khiển trong hệ thống, cập nhật dữ liệu vào hệ thống và đồng thời cũng là người sử dụng sản phẩm của hệ thống thông tin. Con người có thể gồm nhà quản trị mạng, các kỹ sư tin học…
– Công nghệ thông tin: Được coi là xương sống của toàn bộ hệ thống thông tin. CNTT tham gia với tư cách là phần xác của hệ thống thông tin. Nó chính là cơ sở hạ tầng (máy móc, các thiết bị đầu-cuối, thiết bị ngoại vi…). CNTT cũng tham gia về phần hồn (là các hệ điều hành và phần mềm ứng dụng).
– Dữ liệu: Là thông tin chưa được xử lý theo mục đích của người dùng tin. Dữ liệu có nhiều cách biểu diễn khác nhau.
– Thông tin: Chính là sản phẩm của hệ thống thông tin.
– Thủ tục: Trong hệ thống thông tin không thể thiếu thủ tục. Nó là quy trình cần thiết phải tiến hành một công việc nào đó (có cập nhật thì mới có khai thác…).
Câu 14: Hãy phân tích vai trò của hệ thống thông tin. Các chức năng và yêu cầu khi xây dựng hệ thống thông tin?
TL:
Ngày nay, dưới sự bùng nổ của nền công nghiệp thông tin thì không thể thiếu được các hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin có vai trò trung gian giữa quản lý và tác nghiệp, tiếp nhận các thông tin bên ngoài, cung cấp các thông tin phản hồi từ hệ thống tác nghiệp cho hệ thống quản lý.
Thật vậy, nếu không có các hệ thống thông tin thì các nhà quản lý sẽ khó có cơ sở để đưa ra các quyết định quản lý…
Có các hệ thống thông tin sau:
– Hệ thống thông tin giao dục: Tiếp nhận từ môi trường (khách hàng), xử lý và chuyển về bọ phận quản lý (vd: hệ thống thông tin bán vé máy bay, tàu hoả…)
– Hệ thống thông tin tự ra quyết định: Chỉ làm nhiệm vụ cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác để giúp người ra quyết định (vd: khi quyết định đầu tư vào một lĩnh vực nào đó…)
– Hệ thống thông tin báo cáo: làm nhiệm vụ báo cáo cho các nhà quản lý.
– Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh: Làm nhiệm vụ cung cấp các thông tin từ tổ chức ra bên ngoài (vd: giới thiệu sản phẩm, dịch vụ đến khách hàng…)
Hệ thống thông tin có các chức năng sau:
– Nhập dữ liệu: Được cập nhật vào hệ thống thông tin qua các thiết bị ngoại vi. Việc nhập dữ liệu phải tuân theo các nguyên tắc của hệ thống.
– Xử lý dữ liệu: Được xử lý theo yêu cầu của hệ thống (bằng các thao tác như sắp xếp, so sánh, cộng trừ nhân chia…).
– Cung cấp thông tin: Đó là việc phân quyền truy cập, phân quyền cập nhật… đẻ thông tin đến đúng đối tượng dùng tin.
– Lưu trữ dữ liệu và thông tin (cần lưu ý đến việc lưu vết thông tin).
– Chức năng cho phép kiểm tra hoạt động của hệ thống (vd: thông qua lưu vết thông tin để điều chỉnh các sai lệch có thể xảy ra trong hệ thống thông tin).
Các yêu cầu về hệ thống thông tin:
– HTTT phải được thiết kế phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu của tổ chức (bởi vì HTTT hỗ trợ đắc lực, có hiệu quả cho tổ chức, nó luôn bám theo hệ thống tổ chức).
– HTTT phải được xây dựng dựa trên các kỹ thuật và công nghệ hiện đại nhất (bởi vì nó sẽ cho phép nâng cấp khi có sự thay đổi).
– HTTT phải đạt được mục đích là hỗ trợ cho việc ra quyết định bằng cách cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác và có chất lượng.
Trần Vũ Thành
Nguồn TKNDKTCS2030: https://wiki.thongkenhadat.com
Danh mục (THONGKENHADAT): Hỏi đáp bách khoa toàn thư với Thống Kê Nhà Đất